Nous sommes habitués à faire toujours plus de choses en ligne et faisons de moins en moins appel aux services clients ou hotlines téléphoniques. Est ce cependant une raison pour délaisser notre accueil téléphonique ?

Cet accueil est souvent le premier contact avec un prospect qui cherche à nous joindre.. et à l’heure du « tout connecté » , nous ne sommes plus trop habitués à attendre 😉

4 astuces pour améliorer votre accueil téléphonique

1 – Mettez en place un pré décroché !

Votre client n’a pas le temps de s’impatienter, il est accueilli dés la première sonnerie, par une musique chaleureuse, un message peut éventuellement l’informer que son appel sera pris en charge par un collaborateur dans quelques instants….

Nos experts vous accompagnent pour choisir la meilleure musique qui sera adaptée à l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.

2 – Organisez mieux le premier niveau de tri à l’aide d’un serveur vocal interactif

Sans mettre en place quelque chose de complexe, il peut être utile de séparer les appels commerciaux des demandes comptabilité ou fournisseur. Il est également beaucoup plus simple aujourd’hui d’interconnecter ce serveur vocal avec une base de donnée pour identifier vos clients par numéro de contrat afin de les router sur le bon agent. Rassurez vous, le serveur vocal qui saccade ou avec une voix de robot c’est fini ! Faite enregistrer les messages en studio sur un fond musical approprié ! 

3 – Stop Vivaldi pour votre musique d’attente !

Cette musique doit être agréable afin de faire patienter le client le temps d’être mis en contact avec un collaborateur, ou le temps que votre employé trouve les informations nécessaires…

Faites évoluer cette musique ! profitez en pour faire passer un message , une promo ou pour souhaiter de joyeuses fêtes !

4 – Mettez de la cohérence entre vos messages fixes et mobiles !

Il est désormais possible de pousser vers les répondeurs de votre flotte mobile des messages enregistrés en studio sur le même fond musical que votre pré décroché par exemple, c’est bien plus professionnel et très simple à effectuer !

Pour une analyse gratuite des solutions compatibles avec votre standard existant, ou pour un projet d’évolution de votre solution de téléphonie fixe, contactez nous !